Amerikaanse leveranciers · software · hosting · AI-tools
Buitenlandse facturen automatisch verwerken
De factuur is in dollars. Je bank schrijft euro’s af. BoekhoudenVoorNiks brengt ze bij elkaar: omrekenen, de betaling koppelen en een klein koersverschil boeken. Gratis, met je administratie op je eigen computer.
Voor Windows en Linux. Geen account of abonnement nodig voor deze functie.
Elke maand weer een Amerikaanse factuur?
Een AI-abonnement, hosting of een developer-tool: de factuur noemt $ 90,00, je bank € 84,00. Je wilt de aankoop verwerken, zonder zelf een koers op te zoeken en een restbedrag weg te boeken. Zeker als je meerdere buitenlandse leveranciers hebt, scheelt dat terugkerend werk.
- De valuta herkennen en omrekenen
Lees een pdf met tekst of een e-factuur in. De app herkent onder meer dollars, ponden en Zwitserse franken. Voor foto’s en scans kun je lokale tekstherkenning aanzetten. - De eurobetaling erbij vinden
Bij het zoeken naar een passende betaling houdt de app rekening met een klein verschil door de wisselkoers. Staat die betaling er al, dan gebruikt hij het werkelijk afgeschreven eurobedrag. - Een later koersverschil boeken
Boek je de factuur vóór de betaling, dan gebruikt de app de ECB-koers op of vlak vóór de factuurdatum. Bij het koppelen van de latere betaling wordt een klein koersverschil apart geboekt. - Het origineel bewaren
De factuur, de oorspronkelijke valuta en het bedrag blijven bij de aankoop. Je boekhouding rekent in euro’s.
Van $ 90,00 naar een betaalde aankoop
Een rekenvoorbeeld: je boekt een softwarefactuur vóórdat de betaling op je bank staat. Bij een voorbeeldkoers van 1 euro = 1,08 dollar is $ 90,00 gelijk aan € 83,33.
Je koppelt de passende betaling aan de aankoop. De app zet de aankoop op betaald en boekt € 0,67 als koersverschil. Er blijft geen € 0,67 als openstaande schuld aan je leverancier hangen.
Dit is een rekenvoorbeeld, geen actuele koers. Is de bankbetaling al aanwezig wanneer je de factuur verwerkt? Dan kan de app meteen het bankbedrag gebruiken. Grote verschillen, deelbetalingen en onduidelijke matches vragen om controle.
En de btw op die buitenlandse software?
Omrekenen en btw zijn twee verschillende dingen. Bij buitenlandse zakelijke diensten kan de btw naar jou zijn verlegd. De app gebruikt informatie op de factuur, bekende leveranciers en eerder bevestigde keuzes om een voorstel te doen.
- Diensten van buiten de EU
Als de btw naar jou is verlegd, komen het inkoopbedrag en de berekende btw in rubriek 4a. - Diensten uit een ander EU-land
Bij verlegde btw komen de bedragen in rubriek 4b. De facturerende partij telt: een Amerikaans merk kan via een Europese vestiging factureren. - Aftrek waar je er recht op hebt
De aftrekbare btw komt in 5b. Onder de KOR heb je geen recht op die aftrek; verlegde btw kan dan wel verschuldigd zijn.
Geen btw op de factuur betekent niet automatisch btw verlegd. Buitenlandse btw is ook geen Nederlandse voorbelasting. Bij twijfel vraagt de app je de btw te controleren.
De app meldt bij buitenlandse btw-rubrieken dat deze verwerking nog niet door een belastingexpert is nagekeken. Laat die bedragen controleren vóór je aangifte. Deze pagina gaat over inkoop van diensten; invoer van goederen, douane en OSS zijn andere situaties. Zie ook btw-aangifte zelf doen en de uitleg van de Belastingdienst over diensten uit het buitenland.
Zo gebruik je het
- Lees je bank in. Gebruik een euroafschrift (CSV, CAMT.053 of MT940), of de optionele koppeling met Ponto. Meer over je bank inlezen.
- Voeg de buitenlandse factuur toe. De app leest de gegevens, rekent om en zoekt een passende betaling.
- Controleer wat nog onzeker is. Alleen bij voldoende zekerheid wordt de factuur vanzelf verwerkt. Zonder bankbetaling blijft de omrekening een voorstel om te controleren. Bevestigde leverancierskeuzes helpen bij volgende facturen.
De app verwerkt betalingen die je al hebt gedaan; hij maakt met deze functie geen geld over. Je administratie en facturen blijven lokaal. Voor nieuwe wisselkoersen vraagt de app de ECB om een valuta en een datum, zonder je factuur of bedrijfsgegevens mee te sturen.
Veelgestelde vragen
Kan ik een factuur in dollars automatisch verwerken?
Ja. De app herkent onder meer USD, GBP en CHF op een factuur en rekent het bedrag om naar euro’s. Een passende eurobetaling kan aan de factuur worden gekoppeld. Alleen als de gegevens en keuzes voldoende zeker zijn, wordt de factuur vanzelf verwerkt; anders controleer je het voorstel.
Wat als de betaling afwijkt van het omgerekende factuurbedrag?
Staat de passende bankbetaling er al, dan gebruikt de app dat eurobedrag bij het verwerken. Heb je de factuur eerder geboekt met de ECB-koers, dan boekt de app een klein koersverschil bij het koppelen van de betaling. Grote verschillen of onduidelijke betalingen moet je controleren.
Is een buitenlandse factuur zonder btw altijd btw verlegd?
Nee. Het land van de leverancier, de soort aankoop en de gegevens op de factuur bepalen de btw-behandeling. Bij verlegde btw op buitenlandse diensten gaat de inkoop naar rubriek 4a of 4b. Aftrek in 5b geldt alleen voor zover je recht op aftrek hebt; onder de KOR mag je die btw niet aftrekken.
Werkt het ook zonder internet?
Je administratie staat lokaal. Voor een nieuwe ECB-koers is internet nodig; opgehaalde koersen worden bewaard. Is er geen bruikbare koers, dan vraagt de app om het eurobedrag in te vullen. Hij verzint geen omrekening.
Kan ik hiermee een bankrekening in dollars bijhouden?
De boekhouding en bankverwerking werken in euro’s. Deze functie is bedoeld voor buitenlandse inkoopfacturen met betalingen in euro’s, niet voor een administratie met dollarrekeningen. Het oorspronkelijke bedrag en de valuta van de inkoopfactuur blijven bewaard.
Kost het verwerken van buitenlandse facturen extra?
Nee. Omrekening, bankmatching en koersverschillen horen bij het gratis desktopprogramma voor Windows en Linux. Daarvoor heb je geen abonnement nodig. Een eventuele externe bankkoppeling via Ponto heeft eigen kosten en voorwaarden.
Ook handig: btw-aangifte · bank automatisch inlezen · je boekhouder laten meekijken · alle functies.