Privacyverklaring

Versie 2026-10-17 · geldig vanaf 17 oktober 2026 (het bonnen-adres; mail daar hooguit 60 dagen; wisselkoersen en de download van de tekstherkenning erbij; de Android-app scant zonder Google)

Kort gezegd

Je administratie blijft op je eigen computer. Wij ontvangen geen gegevens over je klanten, facturen, bonnetjes of bank. (Alleen als je met een abonnement zelf de online hulp bij categorievoorstellen aanzet, gaan de winkelnaam en artikelomschrijvingen van een onbekende bon naar onze server; zie hieronder.) Er is geen account en er is geen cloud. Neem je een abonnement voor de uitwisseling met je boekhouder, dan bewaren wij alleen wat nodig is om te betalen en te factureren (zie hieronder).

Wie is verantwoordelijk?

ShipDocs, Middelweg 211, 1911 EE Uitgeest (KvK 95207341, info@shipdocs.app, +31 20 369 5765) ontwikkelt BoekhoudenVoorNiks en deze website. Voor de persoonsgegevens die jij in het programma bijhoudt, zoals de namen en adressen van je klanten, ben jij als ondernemer zelf verantwoordelijk. Wij verwerken die gegevens niet.

Welke verbindingen maakt het programma?

• Updates: het programma vraagt bij GitHub (de plek waar wij de nieuwe versies publiceren) of er een update is en downloadt die. GitHub ziet daarbij je IP-adres en welke versie je gebruikt. Zie de privacyverklaring van GitHub.
• E-mail: facturen en offertes gaan via de mailserver die jij zelf instelt, naar de ontvanger die jij kiest. Wij zien ze niet.
• Koppelingen die jij aanzet (bijvoorbeeld een webshop of betaalprovider): het programma haalt daar met jouw eigen sleutels gegevens op. Dat verkeer gaat rechtstreeks tussen jouw computer en die dienst.
• Btw-nummer controleren in VIES (alleen als je zelf op "Controleer nu in VIES" klikt): het programma stuurt dan dat ene btw-nummer rechtstreeks vanaf jouw computer naar VIES, de gratis controledienst van de Europese Commissie (ec.europa.eu), en ontvangt of het nummer geldig is, met de naam en het adres als de lidstaat die openbaar maakt. De Europese Commissie ziet daarbij je IP-adres en het btw-nummer. Wij ontvangen niets. Het programma bewaart de uitslag met de datum op je eigen computer, als bewijs bij een levering zonder btw. Het gebeurt nooit vanzelf.
• Wisselkoersen (alleen bij een bon of factuur in een andere munt): het programma vraagt de Europese Centrale Bank (data-api.ecb.europa.eu) om de koers van die munt op die datum. Er gaat alleen de munt en de datum mee; de ECB ziet daarbij je IP-adres. Opgehaalde koersen worden bewaard op je eigen computer, zodat dezelfde koers niet opnieuw wordt opgevraagd.
• Bank automatisch ophalen met Ponto (alleen als je die koppeling zelf instelt): Ponto is een afzonderlijke zakelijke dienst. Je sluit zelf een overeenkomst met Ponto en maakt in Ponto zelf een eigen koppeling aan, met een eigen Client ID en Client Secret. Wij hebben geen account of sleutels van jou bij Ponto en ontvangen geen bankgegevens, geen Client ID en geen Client Secret. Bij het gewoon ophalen praat het programma rechtstreeks met Ponto: het stuurt jouw Client ID en Client Secret om in te loggen en ontvangt van Ponto de gegevens van de rekeningen die je koppelde (naam, rekeningnummer, saldo en betalingen). Wat Ponto en je bank met je gegevens doen, staat in hun eigen voorwaarden en privacyverklaring. Alleen als je bewust op Nu bijwerken klikt, vraagt het programma eerst eenmalig je publieke IP-adres op bij Cloudflare (www.cloudflare.com/cdn-cgi/trace, een openbare dienst van Cloudflare, niet onze server) en stuurt dat IP-adres aan Ponto, omdat Ponto het vereist om de bijwerking te starten. Cloudflare ziet daarbij dus je IP-adres. Wij ontvangen en bewaren dat IP-adres niet, en het programma bewaart en logt het ook niet. Je afschriften blijven de basis: je kunt altijd een afschrift blijven inlezen.
• Tekstherkenning en lokale slimme herkenning: als je die aanzet, draaien ze op je eigen computer. Het programma accepteert daarvoor alleen adressen op je eigen computer (localhost), zodat bonnetjes je computer niet verlaten. De ingebouwde tekstherkenning download je eenmalig, als je daarvoor kiest: het model van Hugging Face (huggingface.co) en het programma llama.cpp van GitHub. Die diensten zien daarbij je IP-adres; er gaan geen bonnetjes mee.
• Online hulp bij categorievoorstellen (alleen met abonnement, standaard uit): als je dit zelf aanzet en de app bij een onbekende winkel niet weet waar een bon voor was, stuurt het programma de naam van de winkel, maximaal 15 korte artikelomschrijvingen (bedragen, rekeningnummers en e-mailadressen haalt het er eerst uit) en de namen van je kostencategorieën naar onze server bij Cloudflare. Die laat het model JEV van TypeSafe (via Cloudflare Workers AI) één categorie kiezen en stuurt alleen die keuze terug. Het nummer van je administratie en je beheersleutel gaan mee om je abonnement te controleren, maar niet naar het model. Foto's, PDF's, bedragen, btw-nummers, klantgegevens en je administratie gaan nooit mee. Wij bewaren de vraag niet: onze server en de AI-gateway loggen of bewaren de inhoud niet (geen cache, geen payloadlogs); wij houden alleen per administratie per dag bij hoeveel vragen er zijn gesteld, voor het maximum. Volgens Cloudflare bewaart het model zelf niets (zero data retention). Wat je daarna bevestigt of aanpast, onthoudt het programma alleen op je eigen computer.
• Uitwisseling met je boekhouder: de export gaat per e-mail (via jouw eigen mailserver) of als bestand rechtstreeks van jou naar je boekhouder, versleuteld zodat alleen zijn kantoor hem kan openen. Zijn antwoord komt op dezelfde manier terug. Het gaat niet via ons, en wij kunnen het niet lezen.
• Bonnen-adres (alleen als je het zelf aanvraagt): het programma vraagt het adres aan bij onze licentieserver, vraagt daar de stand en de inloggegevens op, en haalt de mail op bij onze eigen mailserver (mx.post.boekhoudenvoorniks.nl). Zie Het bonnen-adres.
• Licentie voor het abonnement: alleen als je een abonnement hebt (gehad), vraagt het programma bij onze licentieserver of je licentie nog geldig is. Het stuurt daarbij het nummer van je administratie en een willekeurige beheersleutel mee. De sleutel blijft lokaal in je administratie; onze server bewaart alleen een niet-terugrekenbare hash om te controleren dat alleen jouw app de licentie kan ophalen of het abonnement kan opzeggen.

Het programma bevat geen advertenties, geen trackers en geen gebruiksstatistieken.

De app voor Android

De app BoekhoudenVoorNiks voor Android (pakketnaam nl.boekhoudenvoorniks.app) hoort bij het programma op je computer. Je legt er bonnen, projectfoto's, klanten, projecten en facturen mee vast en stuurt die naar je eigen computer. De app heeft geen account en geen eigen server. Wij ontvangen via de app geen gegevens van jou. De app bevat geen advertenties, geen gebruiksstatistieken en geen crashrapporten van ons.

• Wat er op je telefoon staat: de koppeling met je computer, je klanten en projecten, je bedrijfsgegevens en factuursjabloon, de facturen die je op de telefoon maakt, en de bonnen en foto's die nog niet op je computer zijn aangekomen. Alles staat in de eigen, afgeschermde opslag van de app. De app werkt alleen op een telefoon met een schermvergrendeling. De sleutel van de koppeling staat versleuteld op de telefoon. De app maakt geen back-up bij Google.
• Naar je eigen computer: wat je vastlegt gaat over je eigen wifi naar het programma op je computer, versleuteld met de sleutel uit de QR-code waarmee je koppelt. De app verstuurt alleen naar adressen in je eigen netwerk. De modelnaam van je telefoon gaat mee, zodat je op je computer ziet welk toestel gekoppeld is.
• Per e-mail (alleen als jij op Verzenden tikt): de app verstuurt zelf geen mail en bewaart geen wachtwoord van een mailbox. Wil je een factuur naar een klant mailen, of wat nog wacht naar de mailbox van je administratie sturen, dan zet de app een mail klaar in de mail-app van je telefoon. Die mail loopt via je eigen mail-app en e-mailaanbieder. De bijlagen voor je administratie zijn versleuteld.
• Camera: de app gebruikt de camera voor het scannen van de QR-code, van bonnen en voor projectfoto's. Bij het bewaren haalt de app de extra informatie uit de foto, ook de plaats van opname. De app vraagt geen toegang tot je locatie, contacten, agenda of microfoon.
• Scannen zonder Google: de app scant bonnen en de QR-code zelf, op je telefoon. Daarvoor gebruikt ze geen onderdelen van Google (geen Google Play-services, ML Kit of Firebase); de app werkt daardoor ook op een telefoon zonder Google. Het camerabeeld van de QR-scanner wordt niet bewaard en niet verstuurd. Een bon snijdt de app bij en zet hem recht op je telefoon; daarbij gaat er niets naar internet. Versie 1.0.1 van de app gebruikte nog de scanners van Google (ML Kit); werk die bij naar de nieuwste versie.
• Bewaren en verwijderen: foto's van bonnen en projecten wist de app van je telefoon zodra je computer ze heeft ontvangen. De versleutelde kopieën voor de e-mail blijven minstens zeven dagen staan en worden daarna opgeruimd. De rest blijft staan tot je onder Instellingen de koppeling verwijdert: dan wist de app alles van je telefoon. Verwijder je de app, dan verwijdert Android de opslag van de app. Wat al op je computer staat, beheer je daar.

Het abonnement

Voor het abonnement verwerken wij:

• het nummer van je administratie in het programma (een willekeurige code, geen persoonsgegeven op zich);
• de hash van een willekeurige beheersleutel, om je licentie en opzegging te beveiligen;
• je e-mailadres, en de bedrijfsgegevens die op de factuur komen: naam, adres, KvK- en/of btw-nummer;
• de nummers die Mollie gebruikt voor jou als klant, je betalingen, je abonnement en je facturen, de betaalde bedragen en de datums.
• met welke versie van de gebruiksvoorwaarden je bij het afsluiten akkoord ging, en wanneer.

Waarvoor en op welke grondslag:

• je abonnement uitvoeren: betalen, verlengen, opzeggen, je licentie geven, en je per e-mail informeren over bijvoorbeeld een prijswijziging (uitvoering van de overeenkomst);
• facturen maken en bewaren (wettelijke verplichting: de fiscale bewaarplicht);
• vastleggen met welke versie van de voorwaarden je akkoord ging, zien of je de gratis proefperiode al eens hebt gehad, en misbruik en fraude tegengaan (ons gerechtvaardigd belang: aantonen wat is afgesproken, en de proefperiode eerlijk houden).

Wie het nog meer verwerkt: Mollie B.V. voor de betalingen, de incasso en het maken en versturen van de facturen, en Cloudflare, waar onze licentieserver en de server voor de online hulp draaien; de gegevens daarvan staan in een database in West-Europa. Zet je de online hulp aan, dan verwerkt ook TypeSafe (het model JEV, via Cloudflare Workers AI) de artikelomschrijvingen, zonder ze te bewaren.

Hoe lang:

• de gegevens van je abonnement en je betalingen (hierboven): zolang het abonnement loopt en daarna 7 jaar na het einde van de laatste betaalde periode, vanwege de fiscale bewaarplicht voor facturen. Daarna verwijdert onze server ze automatisch; dat controleert hij elke dag.
• het aantal vragen per dag aan de online hulp (als die er is): 90 dagen, daarna automatisch verwijderd.
• facturen en betalingen bij Mollie: zolang Mollie die wettelijk moet bewaren, volgens de privacyverklaring van Mollie. Ook een betaling die je begon maar niet afrondde, staat bij Mollie.
• technische logboeken van onze servers bij Cloudflare (tijdstip, route, status; zonder e-mailadres, inhoud of beheersleutel): enkele dagen, maximaal 7.

Buiten de Europese Unie: Cloudflare en GitHub zijn Amerikaanse bedrijven. Bij het tonen van deze website, het draaien van onze servers en het aanbieden van updates kunnen gegevens zoals je IP-adres daardoor in de Verenigde Staten worden verwerkt. Beide zijn gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework, waardoor die doorgifte volgens de Europese Commissie een passend beschermingsniveau heeft. De database van onze licentieserver staat in West-Europa.

Het bonnen-adres

Het bonnen-adres is een gratis, eigen mailadres op post.boekhoudenvoorniks.nl om bonnen en facturen te ontvangen. Je vraagt het zelf aan in het programma; zonder aanvraag gebeurt er niets. Met het adres kun je alleen ontvangen, niet versturen.

Voor het bonnen-adres verwerken wij:

• je e-mailadres, om de bevestigingslink en berichten over je adres te sturen;
• je bedrijfsnaam en, als je het invult, je KvK-nummer, om de aanvraag te beoordelen (het begin van je bedrijfsnaam staat ook in het adres);
• het nummer van je administratie (een willekeurige code) en een niet-terugrekenbare hash van een willekeurige machtiging per computer, zodat alleen jouw programma de mail kan ophalen;
• met welke versie van de uitleg je akkoord ging, en wanneer je aanvroeg, bevestigde en wanneer wij goedkeurden;
• de mail die naar je bonnen-adres wordt gestuurd, met de bijlagen.

Waarvoor en op welke grondslag: het bonnen-adres leveren zoals jij het aanvroeg (uitvoering van de overeenkomst), en misbruik tegengaan, bijvoorbeeld door aanvragen te controleren en per adres een grens te stellen (ons gerechtvaardigd belang). Wij kijken niet in de mail. De mailserver controleert binnenkomende mail automatisch op spam.

Wie het nog meer verwerkt: onze mailserver draait bij Hetzner Online GmbH in Duitsland. De aanvraag loopt via onze licentieserver bij Cloudflare (zie hierboven).

Hoe lang:

• mail op het bonnen-adres: hooguit 60 dagen na binnenkomst, ook als het programma hem nog niet ophaalde (na 30 dagen zonder ophalen krijg je een mail);
• stop je het bonnen-adres (of haal je de administratie weg), dan ontvangt het adres meteen niets meer en wordt de mailbox met alle mail na 30 dagen verwijderd;
• je aanvraag, je e-mailadres en je bedrijfsgegevens: zolang het adres bestaat, en daarna nog een jaar; een aanvraag die je nooit bevestigde, vervalt na 7 dagen en wordt een jaar later verwijderd;
• de bevestigingslinks: 7 dagen nadat ze verlopen zijn;
• het adres zelf (alleen het adres): blijvend, zodat het nooit opnieuw aan iemand anders wordt gegeven;
• wie een aanvraag goedkeurde of weigerde, en wanneer: 2 jaar.

Wachtwoorden en sleutels

Wachtwoorden en API-sleutels worden versleuteld opgeslagen met het beveiligde sleutelbeheer van je besturingssysteem.

Dat geldt ook voor de machtiging en het wachtwoord van het bonnen-adres. Op een computer zonder sleutelbeheer (sommige Linux-computers) biedt het programma het bonnen-adres daarom niet aan. Op een andere computer zijn ze niet te lezen: daar neem je het bonnen-adres over met een link naar je e-mailadres, waarna de vorige computer geen toegang meer heeft.

Dat geldt ook voor het Client ID en het Client Secret van Ponto: beide worden als geheim bewaard en nooit als gewone instelling. Ze staan versleuteld in je administratie en dus ook in je eigen back-ups, maar ze zijn niet bedoeld om op een andere computer te lezen; na terugzetten plak je ze opnieuw. In het pakket of de kopie die je naar je boekhouder stuurt, staan ze niet, en ook de Ponto-koppeling zelf niet. Met Ontkoppelen verwijdert de app beide gegevens en de koppeling van je computer; je bestaande betalingen blijven staan. De koppeling in Ponto zelf verwijder je daarna zelf in Ponto.

Deze website

Deze website wordt gehost bij Cloudflare. Cloudflare verwerkt daarbij technische gegevens zoals je IP-adres om de site te kunnen tonen en te beveiligen. De website zelf gebruikt geen cookies. (Stem je op het ideeënbord, dan bewaart je browser een willekeurige code; zie daar.) Wel tellen we anoniem hoe vaak pagina's worden bekeken en bestanden worden gedownload: per telling bewaren we alleen de pagina of het bestand, het land, de website waarvandaan je kwam en of het een robot lijkt. Je IP-adres wordt daarbij niet bewaard en er wordt niets geplaatst of gelezen op je apparaat, dus niemand is erin te herkennen.

Meten van advertenties (Meta Pixel). Draaien we een advertentie op Facebook of Instagram, dan kun je op deze website gevraagd worden om toestemming voor de Meta Pixel van Meta Platforms Ireland. Alleen als je op Toestaan klikt, laden we het script van Meta. Meta plaatst dan cookies en ontvangt gegevens over je bezoek, zoals welke pagina je bekeek, je IP-adres en browsergegevens, om te meten of de advertentie werkt en om advertenties te tonen. Daar geldt het privacybeleid van Meta. Klik je op Niet toestaan, of geef je geen antwoord, dan gaat er niets naar Meta. Je keuze staat alleen in je eigen browser en je wijzigt hem via Cookie-voorkeuren onderaan elke pagina. Het programma zelf, dat je downloadt, bevat geen trackers.

Het ideeënbord

Op de pagina Ideeën en wensen kun je zonder account een idee insturen en stemmen. Daarvoor verwerken wij:

• wat je als idee insturt (titel en uitleg). Wij lezen elk idee eerst. Pas daarna komt het op de pagina, zonder je naam of e-mailadres. Zet er dus geen persoonsgegevens in;
• een willekeurige code als je stemt of iets instuurt. Die code staat in je browser (geen cookie), zodat je maar één keer per idee stemt en je stem kunt terugnemen. Er zit niets in waarmee wij je herkennen;
• je e-mailadres, alleen als je dat zelf invult, om je één mail te sturen als het idee in een nieuwe versie zit;
• als je het vinkje Jullie mogen contact met me opnemen aanzet: je idee, je e-mailadres en, als je die invult, je naam. Die sturen we in één mail naar ons eigen adres (info@shipdocs.app), zodat we je kunnen mailen met een vraag over je idee. De naam bewaren we verder nergens;
• je IP-adres, alleen kort in het geheugen van Cloudflare om te veel verzoeken achter elkaar tegen te houden. Wij bewaren het niet.

Waarvoor en op welke grondslag: het ideeënbord laten werken en misbruik tegengaan (ons gerechtvaardigd belang), en de mail sturen waar je om vroeg, en contact met je opnemen als je dat aanvinkte (je toestemming, die je altijd kunt intrekken).

Wie het nog meer verwerkt: de ideeën en stemmen staan in een database van Cloudflare in West-Europa. De mail versturen we via Cloudflare. Om ideeën te beoordelen en te plannen zetten we de titel en uitleg (niet je naam of e-mailadres) in een afgeschermd overzicht bij GitHub.

Hoe lang: je e-mailadres wissen we na die ene mail, of eerder als we het idee niet uitvoeren. Je kunt het ook zelf wissen onderaan de pagina met ideeën (Geen mail meer over ideeën?). De mail met je contactgegevens bewaren we zoals bij Contact met ons: tot 2 jaar na ons laatste contact. Wil je dat we hem eerder wissen, mail ons dan. Ideeën en stemmen bewaren we zolang het ideeënbord bestaat.

Contact met ons

Mail je ons, dan gebruiken we je naam, e-mailadres en wat je schrijft alleen om je vraag te beantwoorden. We bewaren die mail tot 2 jaar na ons laatste contact, tenzij hij langer nodig is, bijvoorbeeld bij een geschil of als hij bij de administratie van je abonnement hoort. Een issue op GitHub is openbaar en staat bij GitHub; je kunt het zelf aanpassen of verwijderen.

Je rechten

Je hebt, voor zover de AVG dat in jouw situatie bepaalt, recht op inzage in je persoonsgegevens, correctie of verwijdering daarvan, beperking van de verwerking en overdracht van je gegevens. Verwerken wij gegevens op grond van ons gerechtvaardigd belang (zie hierboven), dan kun je daartegen bezwaar maken. Gegevens die wij wettelijk moeten bewaren, zoals facturen, kunnen wij niet eerder verwijderen.

Wil je een van deze rechten gebruiken, mail dan naar info@shipdocs.app. Wij kunnen je vragen om informatie waarmee we kunnen controleren dat je bent wie je zegt, en reageren binnen een maand. Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.